Intelligent digitaliseren, tevreden medewerkers binnen de thuiszorg
Voor de medewerkers van Zorg Leuven was de puzzel van werk en privéleven niet altijd makkelijk te leggen. Een doorgedreven programma van digitalisering en flexibilisering van hun werkorganisatie, met de steun van het Fonds Dr. Daniël De Coninck, geeft niet alleen het leven van hun cliënten, maar ook hun eigen leven meer kwaliteit.
Van bij de geboorte tot aan de oude dag: een mensenleven lang staat de thuiszorg van Zorg Leuven klaar om de inwoners van de universiteitsstad bij te staan. “Wij hebben een zeer gevarieerde doelgroep,” zegt Hilde Clincke, directeur Thuiszorg bij Zorg Leuven. “Thuiszorg is vaak als eerste en als laatste aan zet. Onze medewerkers moeten van alle markten thuis zijn en mee evolueren met de continu veranderende behoeften.” De welzijnsorganisatie begon daarom een ambitieus project dat en cours de route steun kreeg van het Fonds Dr. Daniël De Coninck in het kader van de oproep Toekomstgericht werken in de thuiszorg. Het project bestaat uit drie delen – flexibele uurroosters, digitalisering en competentiemanagement – die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn en elkaar versterken.
Scheiding werk en privéleven
Met de tablets verdwijnt een hoop tijdrovend papierwerk. Medewerkers kunnen bovendien werk en privéleven makkelijker gescheiden houden. Allemaal voordelen, maar nogal wat anciens, vooral als ze een slakkengangetje rijden op de digitale snelweg, hadden koudwatervrees. “Ze waren bang dat het niet zou lukken of dat ze iets mis zouden doen,” zegt Katleen Vanhelmont, die als coach de thuiszorgmedewerkers ondersteunt en zelf ook nog vier uur per week in de praktijk staat.
“Ik zei dan dat ik zelf ook soms moet zoeken. Dat ze de tijd krijgen om zich aan te passen. Dat als er iets fout gaat dat makkelijk rechtgezet kan worden.” Het is niet zo dat medewerkers de tablet in handen geduwd krijgen en het verder maar moeten uitzoeken. Zorg Leuven organiseerde voor iedereen standaardopleidingen over het gebruik ervan. Wie extra hulp nodig had, kon rekenen op een intensievere opleiding en indien nodig één-op-één begeleiding. “Ze waren zo trots dat het hen gelukt is. En jonge collega’s die bij ons beginnen vinden het een troef.”
Flexibele uurroosters
Tweede versnelling: flexibele uurroosters en afgestemde zorg. Samen met iedere huishoudhulp en verzorgende werd een uurrooster ineengepuzzeld tot het klopte. “Voor deze nieuwe uurroosters ingingen, begon iedereen ’s ochtends op hetzelfde uur en kon je kiezen tussen een halve dag of een hele dag werken, er zat niks tussenin,” zegt Hilde Clincke. Nu kunnen medewerkers kiezen uit een aantal startmomenten. En in de plaats van het werken in een of twee dezelfde dagdelen mogen medewerkers de puzzel van hun uurrooster leggen met verschillende tijdsblokjes tot een dag van minimum drie uur en maximum acht uur.
“Dit laat medewerkers toe om te schuiven met hun werkuren in functie van hun privéleven,” zegt Clincke. “Wij hebben bijvoorbeeld wel wat medewerkers met een co-ouderschapsregeling die opvang moeten vinden voor hun kinderen. Met de flexibele uurroosters kunnen zij in de week dat zij de kinderen hebben een pak minder werken.”
Ook de cliënten werd gevraagd wie graag vroeg op de dag geholpen wordt en wie pas later. Uurroosters van de medewerkers en wensen van de cliënten werden zo ineengeschoven. Clincke: “We werken ook met kortere blokken en bieden hulp op maat. Niet meteen een halve dag, maar bijvoorbeeld een uurtje voor het middagmaal of elke dag kortere blokjes in plaats van twee keer per week een halve dag.”
Het is hulp die op een natuurlijkere manier aansluit bij het leven van cliënten en die medewerkers afwisseling biedt in hun werkdag. Een Vlinderteam van invallers zorgt er bovendien voor dat bijvoorbeeld bij ziekte van een medewerker meteen een invaller klaarstaat. De teamcoördinator moet dan geen heksentoeren uithalen en met de planning schuiven om de afwezigheid op te vangen en de cliënt is verzekerd van de zorg die hij nodig heeft.
Het vergde een mentale omslag voor huishoudhulpen en verzorgenden die een leven lang klokvast werkten. Maar al snel kon het flexibele uurrooster op hun enthousiasme rekenen. Wie aanvankelijk minder zat te juichen, was het middenkader dat onder andere die planning moet beheren. “Wij hebben veel tijd gestoken in informeren en sensibiliseren, in het organiseren van oefensessies en het beluisteren van hun verzuchtingen, om hen zo mee op sleeptouw te nemen en te komen tot iets waar iedereen achter stond,” zegt Elien Brasseur, teamcoördinator Thuiszorg.
Snel problemen vlaggen
De derde versnelling is voor binnenkort: de nieuwe Zorg@Home-app die Zorg Leuven samen met een extern bureau ontwikkelde. De app vervangt de fysieke cliëntenmap. Hij bevat de zorgplanning zodat de leidinggevende kan opvolgen welke taken zijn uitgevoerd en biedt medewerkers de kans om eventuele problemen bij de cliënt snel te signaleren. Ze gebruiken hiervoor ook de signaalkaarten in de app die problemen vlaggen voor een ‘Plusteam’ achter de schermen, met onder andere een ergotherapeut, een eerstelijnspsycholoog en een mantelzorgcoördinator. Dat team kan snel de juiste hulp organiseren; het geeft medewerkers ook algemene coachingtips of tips op maat van één cliënt.
De app werd uitgebreid getest door de medewerkers en aangepast op basis van hun opmerkingen. Ook voor deze app zullen uitgebreide opleidingsmogelijkheden aangeboden worden aan de medewerkers. “Om medewerkers te overtuigen van de meerwaarde ervan, herinneren wij eraan dat het met die fysieke cliëntenmap kan mislopen. Papieren kunnen verloren gaan zodat de privacy van cliënten soms letterlijk op straat dreigt te belanden, de map kan verkeerd gelegd worden. Met de app hebben medewerkers altijd alles bij de hand en kunnen zij snel bijsturen als er problemen zijn, zonder al die mailtjes en telefoontjes,” zegt Katleen Vanhelmont.
Aantrekkelijke werkgever
Zorg Leuven gaat vanaf het najaar haar kennis over deze app delen met de sector. Dan gaat ook de vierde en laatste fase van het project in, met de organisatie van een e-learning-platform. Dit platform dient niet voor de basisopleiding, wel voor kleinere deelopleidingen die jaarlijks herhaald worden. “We kunnen ook via quizzen een kwaliteitstoets doen. We testen zo in welke mate medewerkers toepassen wat ze geleerd hebben in hun opleidingen,” zegt Elien Brasseur. Wat nog mangelt, kan tussendoor geoefend worden via het platform.
Het effect van het hele project wordt nauwgezet gemeten aan de hand van indicatoren die mee werden uitgewerkt door Idea Consult om de effecten in kaart te brengen en op te volgen. “Als openbaar bestuur zijn wij wel gewend om te werken met indicatoren maar nu zijn er veel meer. Dit continu meten dwingt ons om geregeld te reflecteren en houdt ons bij de les,” zegt Hilde Clincke. Dit alles moet van Zorg Leuven een aantrekkelijke werkgever maken op een krappe arbeidsmarkt. “Dit is niet digitaliseren om te digitaliseren. Wij willen dit op een gezonde en intelligente manier doen zodat onze medewerkers tevreden en competente ambassadeurs van Zorg Leuven zijn.”
Digitale infosessie:
Heb jij ook interesse of wil je meer te weten komen over de Zorg@Home-app? Schrijf je dan in voor de digitale infosessie (20/01 en 1/02) via deze link.
